Zásady používania súborov cookie: čo to je a čo musia obsahovať

Zásady používania súborov cookie sú dokumentom, ktorý návštevníkom vašej webovej stránky vysvetľuje, ktoré súbory cookie a podobné sledovacie technológie vaša stránka používa, prečo ich používa a ako môžu používatelia ich používanie ovládať. Ide o zákonnú povinnosť podľa smernice ePrivacy aj GDPR a je základným pilierom transparentného spracúvania údajov.

Tento návod sa venuje tomu, čo sú zásady používania súborov cookie, ako sa líšia od zásad ochrany osobných údajov, čo musia podľa aktuálnych predpisov obsahovať a ako ich udržiavať aktuálne v priebehu času.

Čo sú zásady používania súborov cookie?

Zásady používania súborov cookie sú samostatný dokument – buď osobitná stránka, alebo jasne identifikovateľná časť v rámci vašich zásad ochrany osobných údajov –, ktorý poskytuje komplexné informácie o používaní súborov cookie a podobných technológií (lokálne úložisko, úložisko relácie, pixelové značky, webové majáky, fingerprinting a podobne) na vašej webovej stránke.

Právny základ pre povinnosť mať zásady používania súborov cookie vyplýva z dvoch prelínajúcich sa predpisov:

• Smernica ePrivacy (2002/58/ES), článok 5 ods. 3 – vyžaduje, aby boli používateľom pred získaním súhlasu poskytnuté „jasné a úplné informácie“ o účeloch súborov cookie.
• GDPR, články 12 – 14 – vyžadujú transparentnosť pri spracúvaní údajov vrátane toho, aké údaje sa zbierajú, na aké účely, s kým sa zdieľajú a ako dlho sa uchovávajú.

Tieto predpisy spoločne vyžadujú, aby ste svojim používateľom presne uviedli, aké sledovacie technológie používate, a poskytli im zmysluplnú kontrolu nad týmito technológiami.

Zásady používania súborov cookie vs. zásady ochrany osobných údajov

Zásady používania súborov cookie a zásady ochrany osobných údajov sú doplňujúce sa, no odlišné dokumenty. Pochopenie rozdielu je dôležité:

Aspekt	Zásady používania súborov cookie	Zásady ochrany osobných údajov
Rozsah	Konkrétne súbory cookie a sledovacie technológie	Celé spracúvanie osobných údajov (formuláre, účty, nákupy atď.)
Právny základ	Smernica ePrivacy + požiadavky GDPR na transparentnosť	Články 12 – 14 GDPR
Zameranie obsahu	Názvy súborov cookie, účely, doby trvania, typy, kategórie, mechanizmy ovládania	Kategórie údajov, právne základy, práva, prenosy, DPO, uchovávanie
Formát	Samostatná stránka alebo časť v rámci zásad ochrany osobných údajov	Samostatná stránka (povinné)
Frekvencia aktualizácií	Vždy, keď sa súbory cookie zmenia (pridanie/odstránenie nástrojov, dodávateľov)	Vždy, keď sa zmenia postupy spracúvania údajov

Zásady používania súborov cookie môžete zahrnúť ako časť v rámci zásad ochrany osobných údajov, no musia byť jasne identifikovateľné a ľahko dostupné. Mnohé organizácie vedú samostatnú stránku so zásadami používania súborov cookie kvôli prehľadnosti a preto, že informácie o súboroch cookie môžu byť pomerne podrobné.

Vaša lišta so súbormi cookie by mala odkazovať na vaše zásady používania súborov cookie. Ak sú informácie o súboroch cookie časťou vašich zásad ochrany osobných údajov, odkaz by mal viesť priamo na túto časť – nenúťte používateľov prechádzať cez stránky nesúvisiacich informácií o ochrane súkromia, aby našli podrobnosti o súboroch cookie.

Zákonná povinnosť mať zásady používania súborov cookie

Smernica ePrivacy vyžaduje „jasné a úplné informácie“ ako podmienku platného súhlasu. Zásada transparentnosti GDPR (článok 5 ods. 1 písm. a)) a informačné požiadavky (články 13 – 14) ďalej vyžadujú, aby tieto informácie boli:

• Stručné, transparentné a zrozumiteľné (článok 12 ods. 1)
• Poskytnuté jasným a jednoduchým jazykom (článok 12 ods. 1)
• Ľahko dostupné (článok 12 ods. 1)
• Poskytnuté bezplatne (článok 12 ods. 5)

V praxi to znamená: vaše zásady používania súborov cookie musia byť napísané jazykom, ktorému porozumie aj netechnický človek, musia byť prepojené z vašej lišty so súbormi cookie a z päty vašej webovej stránky a musia obsahovať konkrétne informácie o každom súbore cookie, ktorý vaša stránka používa.

Čo musia zásady používania súborov cookie obsahovať

Na základe kombinovaných požiadaviek smernice ePrivacy, GDPR a usmernení dozorných orgánov vrátane ICO (Spojené kráľovstvo), CNIL (Francúzsko) a pracovnej skupiny podľa článku 29 musia vaše zásady používania súborov cookie obsahovať tieto informácie:

1. Aké súbory cookie používate

Uveďte úplný zoznam všetkých súborov cookie a podobných technológií aktívnych na vašej webovej stránke. Patria sem súbory cookie nastavené vaším vlastným kódom (prvej strany), ako aj súbory cookie nastavené službami tretích strán, ktoré používate (analytické platformy, reklamné siete, widgety sociálnych médií, vložený obsah, chatboty atď.).

Každý súbor cookie by mal byť identifikovaný názvom. „Používame analytické súbory cookie“ nestačí – musíte uviesť konkrétne súbory cookie: napríklad _ga, _gid, _gat pre Google Analytics.

2. Účel každého súboru cookie

Pri každom súbore cookie alebo skupine súvisiacich súborov cookie vysvetlite jednoduchým jazykom, čo robí. Vyhnite sa technickému žargónu. Účinné opisy účelu:

• „Ukladá vaše preferencie súhlasu so súbormi cookie, aby sme sa vás nemuseli pýtať pri každej návšteve.“
• „Pomáha nám počítať, koľko ľudí navštívi našu webovú stránku a ktoré stránky sú najobľúbenejšie.“
• „Umožňuje nám zobrazovať vám na iných webových stránkach reklamy relevantné pre vaše záujmy.“

3. Prvej strany vs. tretej strany

Uveďte, či je každý súbor cookie nastavený priamo vašou webovou stránkou (prvej strany), alebo externou službou (tretej strany). Pri súboroch cookie tretích strán identifikujte poskytovateľa a odkážte na jeho zásady ochrany osobných údajov. Používatelia majú právo vedieť nielen to, že sa ich údaje zbierajú, ale aj kým.

4. Doba trvania / platnosti

Uveďte, ako dlho každý súbor cookie pretrváva. Existujú dva typy:

• Súbory cookie relácie – vymažú sa, keď používateľ zatvorí prehliadač. Uveďte to jasne: „Relácia (vymaže sa pri zatvorení prehliadača).“
• Trvalé súbory cookie – zostávajú na zariadení používateľa počas stanoveného obdobia. Uveďte konkrétnu dobu trvania: „2 roky“, „30 dní“, „13 mesiacov“. Nepoužívajte vágne výrazy ako „dlhodobo“.

Dozorné orgány doby trvania súborov cookie podrobne skúmali. CNIL napríklad odporúča, aby súbory cookie so súhlasom (súbory cookie, ktoré ukladajú voľbu súhlasu používateľa) nepresahovali 13 mesiacov.

5. Ako spravovať a odstraňovať súbory cookie

Vysvetlite, ako môžu používatelia ovládať súbory cookie prostredníctvom dvoch mechanizmov:

• Vaša lišta so súhlasom. Vysvetlite, že používatelia môžu kedykoľvek zmeniť svoje preferencie súborov cookie prostredníctvom vašich nastavení súborov cookie (uveďte umiestnenie odkazu/ikony nastavení).
• Nastavenia prehliadača. Poskytnite všeobecné pokyny na správu súborov cookie v bežných prehliadačoch (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Nemusíte poskytovať podrobné pokyny krok za krokom, ale mali by ste vysvetliť, že nastavenia prehliadača existujú, a odkázať na príslušné stránky podpory pre každý prehliadač.

6. Ako odvolať súhlas

Článok 7 ods. 3 GDPR vyžaduje, aby odvolanie súhlasu bolo rovnako jednoduché ako jeho udelenie a aby boli používatelia o tomto práve informovaní pred udelením súhlasu. Vaše zásady používania súborov cookie musia vysvetľovať:

• Že používateľ má právo kedykoľvek odvolať súhlas.
• Ako to urobiť (zvyčajne: kliknúť na ikonu/odkaz nastavení súborov cookie viditeľný na každej stránke alebo vymazať súbory cookie cez nastavenia prehliadača).
• Že odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.

7. Kategórie súborov cookie

Usporiadajte súbory cookie do štandardných kategórií, ktoré používa vaša lišta so súhlasom. Najrozšírenejšia kategorizácia je:

• Nevyhnutne potrebné – súbory cookie potrebné na fungovanie webovej stránky (prihlasovacie relácie, nákupné košíky, bezpečnostné tokeny). Podľa smernice ePrivacy nevyžadujú súhlas.
• Preferencie / funkčné – súbory cookie, ktoré si pamätajú voľby používateľa (jazyk, región, nastavenia zobrazenia). Zlepšujú komfort, no nie sú nevyhnutné.
• Analytické / štatistické – súbory cookie používané na zber anonymných údajov o používaní (zobrazenia stránok, zdroje návštevnosti, vzory správania používateľov).
• Marketingové / reklamné – súbory cookie používané na cielenú reklamu, retargeting a meranie reklamy.

Kategórie vo vašich zásadách používania súborov cookie by sa mali zhodovať s kategóriami vo vašej lište so súhlasom. Nezrovnalosti medzi týmito dvoma dokumentmi narúšajú transparentnosť.

8. Kontaktné údaje

Poskytnite kontaktné údaje pre otázky o vašich postupoch týkajúcich sa súborov cookie. Zvyčajne sem patria:

• Totožnosť prevádzkovateľa (názov vašej spoločnosti a sídlo)
• E-mailová adresa pre otázky týkajúce sa ochrany súkromia
• Kontaktné údaje zodpovednej osoby (DPO), ak ste ju vymenovali
• Váš dozorný orgán (príslušný orgán na ochranu osobných údajov)

Kde zobraziť vaše zásady používania súborov cookie

Vaše zásady používania súborov cookie musia byť ľahko dostupné z viacerých miest:

• Päta webovej stránky. Odkaz „Zásady používania súborov cookie“ v päte, viditeľný na každej stránke. Toto je štandardné umiestnenie, ktoré používatelia očakávajú.
• Lišta so súbormi cookie. Priamy odkaz z vašej lišty so súbormi cookie na úplné zásady používania súborov cookie. Ide o zákonnú požiadavku – používatelia musia mať možnosť získať podrobné informácie z rozhrania súhlasu.
• Panel nastavení/preferencií súborov cookie. Druhá vrstva vášho rozhrania súhlasu by mala odkazovať na zásady používania súborov cookie pre používateľov, ktorí chcú viac informácií.
• Zásady ochrany osobných údajov. Ak sú vaše zásady používania súborov cookie samostatným dokumentom, uveďte na ne krížový odkaz z vašich zásad ochrany osobných údajov a naopak.

Prezentácia informácií o súboroch cookie

Najúčinnejším a najtransparentnejším formátom na prezentáciu jednotlivých súborov cookie je tabuľka. Dozorné orgány vrátane ICO tento formát odporúčajú:

Názov súboru cookie	Poskytovateľ	Účel	Typ	Doba trvania
_ga	Google Analytics	Rozlišuje jedinečných návštevníkov priradením náhodne vygenerovaného čísla	Tretej strany, analytický	2 roky
_gid	Google Analytics	Rozlišuje jedinečných návštevníkov pre aktuálny deň	Tretej strany, analytický	24 hodín
cookie_consent	Táto webová stránka	Ukladá vaše preferencie súhlasu so súbormi cookie	Prvej strany, nevyhnutný	12 mesiacov

Tento formát je prehľadný, ľahko čitateľný a poskytuje všetky požadované informácie na prvý pohľad.

Ako často aktualizovať

Vaše zásady používania súborov cookie musia byť neustále presné. Aktualizujte ich vždy, keď:

• Pridáte novú službu tretej strany, ktorá nastavuje súbory cookie (nový analytický nástroj, novú marketingovú platformu, nový chatbot).
• Odstránite službu, ktorá predtým nastavovala súbory cookie.
• Služba tretej strany zmení svoje súbory cookie (nové názvy, nové doby trvania, nové účely).
• Zmeníte kategórie vo vašej lište so súhlasom.
• Zmenia sa regulačné usmernenia (nové požiadavky, nové osvedčené postupy).

Uveďte dátum „Naposledy aktualizované“ v hornej alebo dolnej časti vašich zásad používania súborov cookie. Preukazuje to, že sú aktívne udržiavané, a pomáha používateľom posúdiť ich aktuálnosť.

Výzvou je, samozrejme, vedieť, kedy sa vaše súbory cookie zmenia. Služby tretích strán aktualizujú svoje sledovanie často a súbor cookie, ktorý existoval pred troma mesiacmi, mohol byť nahradený alebo premenovaný. Manuálne audity sú nespoľahlivé, pretože závisia od toho, či si niekto spomenie, že má skontrolovať.

Udržiavanie presnosti vašich zásad pomocou automatického skenovania

Najčastejším zlyhaním v oblasti súladu pri zásadách používania súborov cookie nie je absencia informácií – je to nepresná informácia. Zásady, ktoré uvádzajú súbory cookie, ktoré už nepoužívate, alebo ktoré neuvádzajú súbory cookie pridané nedávnou integráciou marketingového nástroja, nie sú v súlade s predpismi.

Automatické skenovanie súborov cookie tento problém rieši. Skener navštevuje vašu webovú stránku v pravidelných intervaloch, identifikuje všetky nastavované súbory cookie, porovnáva ich s vašimi deklarovanými súbormi cookie a upozorní vás na nezrovnalosti.

Passiro automaticky skenuje vašu webovú stránku na súbory cookie, kategorizuje ich a upozorňuje na akékoľvek nedeklarované súbory cookie, ktoré ešte nie sú zohľadnené vo vašich zásadách. To znamená, že vaše zásady používania súborov cookie zostávajú presné bez manuálnych auditov. Zistite viac o automatickom skenovaní súborov cookie od Passiro.